È sempre brutto quando un venditore ti lascia o sei costretto, per un motivo o l’altro, a cessare il rapporto di lavoro che si era instaurato tra voi. Per alleviare un po’ la perdita, almeno, è meglio cercare di recuperare tutto il possibile da quel venditore.
Durante l’esperienza lavorativa passata con te, infatti, si è dato da fare, ha creato dei contatti, intessuto relazioni e portato il tuo prodotto o i tuoi servizi a quanta più gente possibile.
Sono tutte informazioni utili e preziose che, se trascurate, portano a esiti non proprio desiderati: si tratta di soldi, dati dei clienti, tempo e risorse umane da conservare e da non perdere assolutamente.
Ti proponiamo perciò un piccolo vademecum per essere sempre pronto nel momento in cui uno dei tuoi venditori ti abbandona.
1. Imponi una struttura al processo di vendita
Se hai un processo di vendita costituito da una serie di passaggi che servono a convertire un lead in cliente oppure che ti aggiornino sulla fase del processo nella quale ti trovi, nel momento in cui rimarrai senza uno dei tuoi venditori, sarai in grado di riprendere il processo esattamente da dove il tuo venditore lo aveva lasciato.
In questo modo risparmierai un sacco di tempo e di lavoro. Senza queste preziose informazioni rischieresti infatti di fare alcune brutte figure dovute alla mancanza di dati.
Per esempio, non è mai piacevole quando un tuo potenziale cliente si sente richiamare e si sente fare le stesse domande alle quali aveva già risposto; penserà di non essere importante per la tua azienda. Ci sarà il rischio di dare l’impressione di poca professionalità e probabilmente non ci farai una bella figura, rischiando di trasformare un processo di vendita che stava funzionando in un completo disastro e perdita delle vendite.
2. Registra tutti i dati dei contatti avvenuti
Per imporre una struttura al processo di vendita è indispensabile appuntarsi tutto quello che accade, una sorta di diario di quello che succede con ogni potenziale cliente.
Annotare le telefonate, segnarsi gli appuntamenti, collegare le mail scambiate con un contatto alla relativa anagrafica nel CRM, sono tutte azioni che consentono lo svolgimento delle trattative in modo rapido e senza troppe problematiche.
Le trattative procederanno senza interruzioni e ripetizioni perchè si saprà tutto quello che è stato detto prima. In questo modo anche se uno dei tuoi fedeli commerciali ti lascia, saprai esattamente quali sono stati gli argomenti di conversazione e le esigenze di un determinato lead.
3. Imposta una password unica
Spesso in molte aziende si usano software diversi e non collegati tra loro (mail, CRM, gestionale, webapp varie e eventuali). L’errore più diffuso è quello di dare la possibilità degli accessi secondari, cioè l’accesso a qualcuno dei tuoi software da parte di un tuo venditore anche mesi dopo essersene andato. Tutto ciò, infatti, comporta il rischio che il tuo ex venditore si porti via dei dati critici o sensibili.
Per aggirare il problema ed evitare di dover controllare tutte le possibili strade con cui un tuo dipendente accede ai documenti e servizi, puoi semplificare il sistema con una password unica (la cosa migliore sarebbe avere un solo software dove si tiene tutto dentro), che puoi disattivare una volta cessato il rapporto di lavoro e che non darà più modo al venditore di controllare le sue vecchie mail, CRM e via dicendo.
4. Fai subentrare subito un collega
Il cliente non deve rendersi conto delle pause nel processo. Appena un venditore decide di chiudere devi fare in modo che ci siano le condizioni affinchè un suo collega subentri immediatamente e prenda in mano i suoi contatti. In questo modo potrà proseguire il rapporto senza troppi drammi, giustificando il cambiamento.
Quando fai subentrare un collega sarebbe opportuno inviare una comunicazione ai lead/clienti del vecchio collega avvisandoli del cambiamento. Questa attenzione verso di loro ti permetterà di snellire il lavoro e di non creare intoppi che potrebbero rallentare il processo.
5. Sempre pronto con l’HR
Non farti mancare il supporto di nuove forze. Quando esce uno bisogna che la forza vendita rimanga nel numero utile a mantenere ordine fra tutti i clienti.
Appena il venditore dà avviso di volersene andare o il contratto sta per scadere e non ci sarà motivo di rinnovarlo, avvisa immediatamente il reparto delle risorse umane, in modo che possano avviare una procedura adatta a trovare la persona giusta per sostituirla.
Ci potrebbero volere anche alcuni mesi tra colloqui e selezioni, per cui è utile muoversi per tempo e dare indicazioni chiare alle risorse umane su quali devono essere le skills e le competenze che cerchi nel nuovo assunto.
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